Miten pitää kaikki mukana? - Onnistunut muutos vaatii henkilöstön osallistamista

Työurani aikana olen saanut olla osana ja johtaa useaa muutosta. Viimeisin muutos oli Carunan toimintamallin rakentaminen strategia- ja organisaatiopäivityksen jäljiltä. Sen olen oppinut, että tavoitteeseen voidaan edetä montaa eri reittiä. Lisäksi muutosmatkasta oppii aina jotakin uutta, joten mieli on pidettävä avoinna.  

Nautin keskusteluista ja sparraamisesta, vaikka luontaisesti olenkin nopea päättämään ja etenemään. Suunnitteluvaiheessa käytetty aika ja erilaisten näkökulmien arviointi kyllä maksaa itsensä takaisin. Muutosprosessi ei ole huutoäänestys.  

Muutosjohtaminen on pysyvä osa johtamista ja esihenkilötyötä. Kyvykkyys muutosjohtamiseen on liiketoiminnan onnistumisen edellytys, sillä toimintaympäristö ja liiketoiminnan odotukset muuttuvat jatkuvasti.  

Suurin haaste muutoksen johtamisessa on se, että jokainen muutos on erilainen, ja johtajalta edellytetään kykyä toimia erilaisissa muutoksissa. Minä saan energiaa muutoksesta ja sen tuomasta haasteesta. Eikö elämä olisi tylsää, jos kaikki tehtäisiin kuten ennen?  

Muutoksen onnistumiseen vaikuttaa moni tekijä, kuten osaava johtajuus, suunnitelmallisuus ja työntekijöiden sitouttaminen. Muutoksen läpiviennin onnistuminen on tunteiden johtamista, luottamuksen ylläpitoa sekä motivaation synnyttämistä. Tekemisen muutos edellyttää ajattelun muutosta. Siispä muutoksen tavoite saavutetaan, kun ajattelu muuttuu.  

Monta kriittistä vaihetta tapahtuu jo ennen kuin mikään on muuttunut  

Muutosprosessissa erityisen merkittävää on se, että työyhteisö otetaan mukaan. Tämä on kokemukseni perusteella kriittisin, mutta myös hankalin vaihe. Milloin suunnitelma on riittävä, mutta ei liian valmis, jotta siihen on aito vaikuttamismahdollisuus? Meidän muutoksen johtajien on myös erityisen tärkeää varmistaa, että organisaatio on riittävällä tavalla muutoksessa mukana. Meidän pitää myös antaa henkilöstölle tukea ja aikaa sopeutua.  

Muutoksella on momentum, joka tulee hyödyntää oikea-aikaisesti. Muutoksen tulisi lähteä liikkeelle johdon tekemästä selkeästä tavoitteen asettamisesta. Muutosta tarvitseva ongelma konkretisoidaan, asetetaan tavoitetilanne ja mietitään toimenpiteet. Näin muutosprosessi on suunnitelmallinen, läpinäkyvä ja kaikille selkeä. Muutoksen johtamisessa monta kriittistä vaihetta tapahtuu ennen kuin mikään on oikeasti muuttunut. Etukäteen tulee miettiä se, mitä muutoksella tavoitellaan ja ketkä ovat siihen osallisia. Jos muutokselle asetetut tavoitteet eivät ole kaikille yhteisiä tai tarpeeksi konkreettisia, tulee käytännön toteuttamisesta hankalaa ja tempoilevaa.  

Ajatteluun vaikutetaan viestinnällä ja erityisesti vuorovaikutuksella. Muutoksen johtamisessa viestintää ei voi ulkoistaa, vaan vastuu viestinnästä on sen johtajalla. On myös huomioitava, että uusi ajattelu ja uusi tekeminen syntyvät lähiesimiehen tukemana. Tämä tarkoittaa sitä, että esihenkilöt ovat usein sekä muutoksen kohde että sen läpiviejä. On siis kriittistä, että esihenkilöt saavat valmennusta ja mahdollisuuden tulla kuulluksi aikaisessa vaiheessa.  

Muutoksen vahvistaminen palautteen ja sparraamisen avulla, muutoksen hyötyjen kertaaminen ja onnistumisten jakaminen kaikkien kanssa auttavat varmistamaan, että kaikki ovat mukana muutoksessa.